Category: Nyheter

På Länsstyrelsen i Västernorrland finns enheten för näringslivsutveckling. De arbetar bland annat med bidragsstöd till företag och har nyligen gjort effektiviseringar av sin kärnverksamhet. Genom ett lean-inspirerat arbetsätt har enheten både minskat sin resursanvändning och handläggningstiderna.

På Linköpings universitet har lokalerna varit i fokus för effektiviseringar. Man siktar på att gå från underutnyttjade lokaler till en beläggning på 70 procent. Drivkraften har inte enbart varit att spara resurser, man har även velat ge studenterna en bra studiemiljö.

Transportstyrelsen har under flera års tid bedrivit ett omfattade effektiviseringsarbete. Genom en tydlig finansiell målstyrning och en löpande dialog med chefer och medarbetare har myndigheten effektiviserat verksamheten och sparat mer än 200 miljoner på två år.

Flera myndigheter med internrevision har så kallade enmans-, eller ensamrevisorer. Det kan vara problematiskt att sakna kollegor att bolla med, men det är inte ett olösligt problem. Centrala studiestödsnämnden (CSN) och Statens tjänstepensionsverk (SPV) har till exempel en utvecklad samverkan och för två år sedan startade ett nätverk för enmansrevisorer.

Oavsett vad man väljer att kalla det – lean, systemsyn eller processorientering – så arbetar många myndigheter idag med ett ständigt förbättringsarbete. Det är inte minst nätverket för lean i statsförvaltningen ett bevis på.

Christina Åkerman, generaldirektör för Läkemedelsverket, jämför sitt arbete 2008 med att ”skotta snö”. Hon tog över en myndighet utan ordentlig styrning mot uppsatta mål och med bristande kontroll på ekonomin.

Pensionsmyndigheten har utvecklat en av sina handläggningsprocesser utifrån ett systemsynsätt. Det har bland annat lett till att man försöker hitta andra mått än produktivitet för att mäta handläggningens effektivitet, för att kunna följa upp hur myndigheten uppfyller kundernas behov. I kommande artiklar visar vi fler exempel på hur myndigheter har utvecklat verksamheter genom att tillämpa ett systemsynsätt.

Verksamhetsfokus och regelförenkling i samverkan har varit ett framgångsrecept i utvecklingen av den myndighetsgemensamma digitala tjänsten SSBTEK. Tjänsten har lett till en förenklad och mer säker informationshantering, samt bättre förutsättningar för att frigöra arbetstid i handläggningen hos både kommuner och myndigheter. Förhoppningen är att det också ska leda till bättre service för de som söker ekonomiskt bistånd.

Lantmäteriet har tillsammans med flera offentliga aktörer samverkat för att förbättra tillgången av bra kartinformation till blåljusaktörer. Om alla blåljusaktörer har bra och rätt information kan de komma till rätt adress så snabbt som möjligt. Det kan vara en utmaning att få en välfungerande samordning mellan cirka 150 organisationer som arbetar med räddning. Genom samverkan kan myndigheterna tillhandahålla en tjänst, som utifrån medborgarens perspektiv kan verka självklar, samtidigt som förutsättningarna för att rädda liv ökar.

I Järfälla kategoriseras, loggas och kartläggs de flesta ärenden som kommer in via kommunens servicecenter. Med statistiken kan man identifiera onödig efterfrågan och hitta områden att effektivisera. Ett exempel är bygglovsansökningarna där kostnaderna för att minska den onödiga efterfrågan räknades hem första året. Myndigheter som vill effektivisera sin ärendehantering kan gå ESV:s utbildning Effektivisera verksamheten.