Category: Nyheter

På ESV-dagen den 10 oktober presenterades tre exempel på lyckade digitala samverkansprojekt i staten: Hallå konsument, Digisam och Efterlevandeguiden. Viktiga framgångsfaktorer i projekten har varit en gemensam målbild och att förstå målgruppernas behov, med samhällsnyttan som ledstjärna.

Ekobrottsmyndigheten har effektiviserat sin ärendehantering genom att göra en tidig granskning av inkomna ärenden, för att bedöma möjligheterna att nå framgång i arbetet. Genom en medarbetardriven utveckling av myndighetens arbetssätt och ett tydligare fokus på kärnuppdraget, att utreda och lagföra brott, har Ekobrottsmyndigheten lyckats uppnå ett bättre resultat än tidigare.

Pensionsmyndigheten har goda erfarenheter av att arbeta agilt med förändringsledning. Aktiviteterna är desamma som i traditionell förändringsledning, men framför allt planeringshorisonterna och beslutsvägarna skiljer sig åt. Erfarenheterna visar att ett agilt arbetssätt kan bidra till att det blir mindre motstånd och mer delaktighet i att driva igenom förändringar.

För att skapa engagemang kring processen för planering och uppföljning lyfter Skolinspektionen det som är mest angeläget för medarbetarna. Den operativa planeringen får ett stort fokus när verksamheten får välja.

Länsstyrelserna har en komplex verksamhet som gör det komplicerat att hålla ihop arbetet med årsredovisningen. Genom att använda sig av ett administrativt system har Länsstyrelsen i Halland lyckats med att effektivisera arbetet med årsredoviningen. Det har både förenklat för medarbetarna och lett till resursbesparingar.

Myndigheter arbetar på olika sätt med att effektivisera och utveckla sin kärnverksamhet. Behovsdriven utveckling, livssituationer, livshändelser och tjänstedesign återkommer ofta i det arbetet. I den här artikeln förklarar Ekonomistyrningsverket (ESV) dessa begrepp på ett övergripande plan, och understryker att behovsdriven utveckling med fördel kan kompletteras med nyttorealisering. I kommande artiklar ger vi exempel på myndigheter som lyckats med sin behovsdrivna utveckling utifrån ett livshändelseperspektiv.

Post- och telestyrelsen (PTS) vann utmärkelsen Sveriges modernaste myndighet 2015 på kvalitetsmässan i Göteborg. Även om det tillsattes arbetsgrupper som hade som mål att nominera myndigheten till utmärkelsen, började myndighetens utvecklingsarbete för att effektivisera sin verksamhet för flera år sedan. Framför allt har de samverkat internt på myndigheten avdelningar emellan och förändrat sina interna arbetsprocesser, för att uppnå bättre kvalitet både gentemot kund men också för medarbetarna.

År 2009 började Skatteverket tillämpa ett lagkrav för förenklad fakturamodell för skattereduktion för rut- och rotarbete. Det ledde till en stor ökning av antalet ansökningar till Skatteverket. Det innebar även en oväntad ökning av andelen felaktiga ansökningar, vilket sammantaget ledde till längre handläggningstider. Med hjälp av bland annat e-tjänster och viss automatisering lyckades Skatteverket effektivisera arbetet.

Förtroendet för Arbetsförmedlingen har länge varit lågt. Under 2013 inledde de ett arbete för att förbättra förtroendet. Genom behovsorientering och digitalisering har Arbetsförmedlingen utvecklat sitt arbetssätt och effektiviserat delar av sin verksamhet. Framför allt har det inneburit en ökad kvalitet för såväl medarbetare och arbetssökande som för arbetsgivaren – utan att kostnaderna ökat.

Länsstyrelsen i Västerbottens län har goda erfarenheter av att utveckla sin ärendehantering utifrån ett systemsynsätt. Myndigheten har bland annat använt sig av verksamhetsmodellering och styrdiagram för att kundanpassa processerna och börjat styra handläggningen på variation i stället för resurs eller medelhandläggningstid.